E-Mail Archivierung

Verpflichtend bereits seit 2016 – E-Mail-Archivierung nach GoBD (revisions- und manipulationssicher)

Eigentlich wissen es alle Gewerbetreibenden, dass unabhängig von Gewerk und Unternehmensgröße, bereits seit 2016 die Pflicht besteht, alle E-Mails die „Handelsbriefcharakter“ haben gesetzeskonform archiviert werden müssen. Einfach ausgedrückt, alle E-Mails, die in irgendeiner Form geschäftliche Informationen (Angebote, Rechnungen, Bestellungen bei Lieferanten, Projektabsprachen, Reklamationen, Bewerbungen uvm.) enthalten müssen lückenlos und unveränderbar abgelegt werden – und 10 Jahre archiviert werden.

Man kennt das bereits seit langem für gedruckte Unterlagen und so mancher wiegt sich in vermeintlicher Sicherheit mit dem Argument „Outlook sichert mein E-Mail Postfach ja“, bzw. der einzelne Arbeitsplatz wird ja schon täglich einem Backup unterzogen.

Vermeintlich korrekte Archivierung

Vorsicht ist geboten, bei vermeintlich korrekten Archivierungen. Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung muss nach GoBD erfolgen. Dies ist bei (verschlüsselten) reinen Backups der Festplatten oder Systemen noch lange nicht gegeben! Gleichzeitig gewinnt man den Vorteil eines ständigen Backups für alle E-Mails.